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Was ist Headhunting und wie geht ein Headhunter vor?

von Wolfram Stroese, Geschäftsführer.

Vielen Unternehmen fällt es schwer, über Stellenanzeigen Führungskräfte zu finden. Hier kommen spezialisierte Headhunter ins Spiel, die direkt auf Kandidaten zugehen. Erfahren Sie, wie die Direct Search funktioniert, was der Unterschied zwischen Headhunting und Personalberatung ist und auf was Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten.

Inhalt

1. Definition Headhunting: Was ist das eigentlich?
2. Headhunting vs. Personalberatung – das sind die Unterschiede
3. Wie genau geht ein Headhunter vor?
4. Die Headhunting-Branche – ein kurzer Abriss
5. Wie Sie den richtigen Anbieter finden
6. Finden Sie jetzt die richtige Führungskraft!


Definition Headhunting: Was ist das eigentlich?

Beim Headhunting handelt es sich um eine Personaldienstleistung. Das Ziel ist es, eine offene Führungsposition in einem Unternehmen zu besetzen. Dafür wird vom Unternehmen ein sogenannter Headhunter beauftragt. Er geht direkt auf geeignete Kandidaten zu, die aktuell in konkurrierenden Unternehmen tätig sind.

In Vorgesprächen versucht der Headhunter, seinen Kontakt von den Vorteilen eines Wechsels zu überzeugen und für das beauftragende Unternehmen zu gewinnen. Dementsprechend diskret muss der Headhunter verfahren, um Konflikten mit dem aktuellen Arbeitgeber vorzubeugen.

Die Begriffe Headhunting, Executive-Search und Direct Search / Direktsuche werden meist synonym verwendet. Executive-Search ist der fachsprachliche Begriff. Er bezieht sich auf die Bezeichnung von Führungskräften im Englischen („Executives“). Headhunting („Kopfjagen“) ist der umgangssprachlich weiter verbreitete Begriff, der besonders im Deutschen häufiger verwendet wird.


Headhunting vs. Personalberatung - das sind die Unterschiede

Die Begriffe „Headhunter“ und „Personalberater“ oder auch „Personaldienstleister“ werden oft in einen Topf geworfen, unterscheiden sich aber deutlich.

In Deutschland existieren mehrere tausend Unternehmen, die Personalberatung und -vermittlung anbieten. Typischerweise werden hier alle Hierarchiestufen eines Unternehmens besetzt. Die Suche erfolgt meist via Stellenanzeigen. Häufig werden auch weitere HR-Services wie Mitarbeiterentwicklung angeboten.

Im Gegensatz dazu stehen die ca. 40 echten Headhunting-Unternehmen, die es in Deutschland gibt. Sie sind spezialisiert auf die Besetzung von Führungskräften, die sie per Direct Search ausfindig machen. D. h. geeignete Kandidaten werden identifiziert, diskret angesprochen und im Idealfall abgeworben.

Beide Vorgehensweisen haben Vorteile. Stellenanzeigen funktionieren für Positionen, bei denen es eine große Anzahl von Bewerbern gibt. Ein Topmanager würde jedoch kaum auf eine solche Anzeige reagieren – er verfügt in der Regel bereits über eine hochwertige Stelle. Hier greift die Direktsuche, welche gezielt auf solche High Performer zugeht und Ihnen neue Optionen aufzeigt.

Headhunter vs. Personalberater im direkten Vergleich

Headhunter finden via Direct Search gezielt passende Kandidaten
Personalberater schalten Stellenanzeigen und suchen in Datenbanken
Headhunter besetzen hauptsächlich die Management-Positionen eines Unternehmens
Personalberater vermitteln auch Arbeitnehmer für die unteren Hierarchiestufen eines Unternehmens
Headhunter arbeiten exklusiv. Das bedeutet, die gesamte Suche läuft über den Headhunter. Doppelte Kontaktaufnahmen werden so vermieden.
Personalberater arbeiten in der Regel nicht exklusiv. Das führt häufig dazu, dass Kandidaten für dieselbe Stelle mehrfach kontaktiert werden.
Headhunter wickeln die Bewerberkommunikation individuell und diskret ab. Der Mensch steht im Mittelpunkt, nicht der Lebenslauf.
Personalberater verlassen sich stärker auf Systeme und Unterlagen als auf den persönlichen Kontakt zum Bewerber
Headhunter sprechen den Kandidaten als gleichberechtigten Partner an und beraten ihn auch
Personalberater verstehen den Kandidaten stärker als "Bewerber", der sich zuerst zu beweisen hat
Headhunter erhalten ein vorher ausgehandeltes Honorar
Personalberater werden meist erfolgsabhängig bezahlt
Headhunter übernehmen ggf. die kostenfreie Nachbesetzung der Stelle, falls der Kandidat innerhalb einer bestimmten Zeit ausfallen sollte
Personalberater berechnen eine Nachbesetzung meist extra.


Wie genau geht ein Headhunter vor?

Der Ablauf einer Executive-Search gliedert sich normalerweise in fünf Phasen:

1. Den Bedarf bestimmen

Im ersten Schritt erstellt der Headhunter zusammen mit dem beauftragenden Unternehmen ein Profil des idealen Kandidaten. Das betrifft sowohl die professionellen als auch die menschlichen Kompetenzen. Dafür müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:

- Über welche fachlichen Qualifikationen muss der Kandidat verfügen?
- Welche Arbeitserfahrung und Spezialisierungen sollte er mitbringen?
- Wird jemand mit internationaler Erfahrung oder Erfahrung in bestimmten Märkten gewünscht?
- Welches charakterliche Profil sollte der Kandidat haben? Welche Werte sollten sein Handeln bestimmen?
- Wie kommuniziert der ideale Kandidat? Wie arbeitet er im Team? Wie geht er mit Stress um?
- Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen guten Cultural Fit zu gewährleisten?
- Gibt es ein bevorzugtes Alterssegment, in dem gesucht wird?

Am Ende des Prozesses sollte eine klar umrissene Kandidaten-Persona stehen. Auf dieser Basis beginnt der Headhunter dann mit der eigentlichen Direct Search.

2. Passende Kandidaten identifizieren

Nun geht es darum, den idealen Kandidaten aufzuspüren. Diese Phase wird als „Ident“ oder „Mapping“ bezeichnet. Gesucht wird im eigenen Netzwerk, internen Datenbanken, Business-Networks wie Xing oder LinkedIn sowie unter Verwendung digitaler Tools.

Idealerweise arbeitet der Headhunter in dieser Phase mit einem spezialisierten Executive-Researcher zusammen. Das hat zwei Vorteile. Der Ident-Prozess erfolgt besonders gründlich, weil ein guter Researcher über fast schon „detektivische“ Fähigkeiten verfügt. Außerdem kann die Suche so schneller abgewickelt werden.

Zunächst erstellen der Headhunter und sein Executive-Researcher eine Liste mit Unternehmen, in denen geeignete Kandidaten vermutet werden. Dann analysieren sie, wie die Unternehmen strukturiert sind und an welchen Stellen geeignete Führungskräfte sitzen.

3. Die Kandidaten ansprechen

Im nächsten Schritt werden die identifizierten Kandidaten sehr diskret vom Headhunter kontaktiert. Das ist wichtig, um Probleme oder Konflikte mit dem aktuellen Arbeitgeber zu vermeiden. Insbesondere gilt das, wenn der Headhunter die Zielperson während der Arbeitszeiten anruft.

Natürlich ist nicht jeder kontaktierte Kandidat auch wechselwillig. Der Headhunter muss den Kontaktprozess also so lange wiederholen, bis er einen ausreichend großen Pool von Kandidaten hat.

Gleichzeitig ist nicht jede kontaktierte Person auch tatsächlich ausreichend qualifiziert. Beispielsweise kann sich während des ersten Telefonats herausstellen, dass die Person zwar die gewünschten fachlichen Qualifikationen mitbringt, aber kommunikative Defizite aufweist. Auch in diesem Fall muss der Headhunter die Suche fortsetzen.

4. Die Kandidaten kennen lernen

Steht die Vorauswahl fest, beginnt die Interviewphase. Die Treffen finden meist an einer neutralen Lokalität wie einem Hotel oder auch in den Büroräumen des Headhunters statt.

Während ausführlicher Gespräche lernt der Headhunter den Kandidaten kennen und vergleicht seine Qualifikationen mit dem Wunschprofil des beauftragenden Unternehmens. Es werden auch Gehaltsvorstellungen diskutiert. Parallel dazu verifiziert der Headhunter den Background und die angegebenen Referenzen seines Gesprächspartners.

Es geht aber nicht darum, den Kandidaten auflaufen zu lassen. Vielmehr berücksichtigt ein guter Headhunter die Ziele und Wünsche seines Gegenübers und berät ihn ehrlich. Er wird eine optimale Passgenauigkeit für beide Seiten, also für Unternehmen und Kandidat, anstreben.

Die Ergebnisse des Interviews werden in dem sogenannten „Vertraulichen Bericht“ (auch Confidential Report, Personal Paper oder Candidate-Letter) festgehalten.

5. Die Kandidaten präsentieren

Im Anschluss an die Interviews erstellt der Headhunter eine finale Auswahl mit Personen, die für die offene Führungsposition geeignet sind. Diese Liste beschreibt jeden Kandidaten im Detail und wird nun dem beauftragenden Unternehmen präsentiert.

Im letzten Schritt trifft sich das Unternehmen mit jeder Person auf der Liste einzeln, um eine Entscheidung zu fällen. Auch hier begleitet der Headhunter wenn gewünscht den Prozess, moderiert und vermittelt, z. B. bei Gehaltsverhandlungen. Er stellt auch sicher, dass der Kandidat als Partner auf Augenhöhe angesprochen wird, nicht als Bewerber.

Der Auftrag des Headhunters ist erfüllt, wenn die offene Führungsposition optimal besetzt wurde. Ein vollständiger Suchprozess bis zum erfolgreichen Abschluss dauert typischerweise drei bis vier Monate.


Die Headhunting-Branche – ein kurzer Abriss

Obwohl die Executive-Search-Industrie weniger als 100 Jahre alt ist, hat sie bereits eine rasante Entwicklung vollzogen.

Die Ursprünge der Executive-Search

Die Anfänge des Headhunting liegen in den USA. Seit 1926 boten Thorndike Deland Associates aus New York entsprechende Direktsuche-Services an. Hintergrund war, dass es nach Ende des ersten Weltkriegs an Kandidaten für Spitzenpositionen mangelte. Thorndike Deland ging deshalb dazu über, qualifizierte Personen direkt zu kontaktieren, statt wie bisher Rückmeldungen auf Stellenanzeigen abzuwarten.

Dieses neuartige Businessmodell erwies sich als sehr effektiv und wurde deshalb schnell aufgegriffen. In den folgenden drei Jahrzehnten wurden viele der heute noch wichtigsten Executive-Search-Unternehmen gegründet.

Wie die Direktsuche nach Deutschland kam

Als Vater des deutschen Headhuntings gilt Maximilian Schubert. Er war bereits seit 1961 auf dem deutschen Markt tätig. Seine teils ungewöhnlichen Methoden verschafften ihm viel öffentliche Aufmerksamkeit. Unter anderem berichtete DER SPIEGEL mehrfach über ihn.

Auch in Deutschland erwies sich die Direktsuche als sehr effektives Personalinstrument. In den 1980er- und 1990er-Jahren kam es zu einem regelrechten Gründungsschub. Eine wichtige Wegmarke war, als 1994 das Vermittlungsmonopol der Bundesanstalt für Arbeit wegfiel. In den späten 90er-Jahren erfolgte ein nationaler und internationaler Konsolidierungsprozess.

Die Situation heute

Der Headhunting-Markt hat sich in der Zwischenzeit wieder stärker diversifiziert. Neben den großen börsennotierten Unternehmen existieren private globale Partnerschaften, aber auch wirtschaftlich unabhängig Landesgesellschaften, die international einen gemeinsamen Namen benutzen.

Aber auch der Markt der sogenannten Boutique-Headhunter erfährt aktuell großen Zuspruch, weil diese Anbieter oft eine individuellere Betreuung bieten können. Durch die Mitgliedschaft in internationalen Headhunter-Netzwerken haben sie gleichzeitig Zugriff auf eine große Auswahl von Kandidaten.


Wie Sie den richtigen Anbieter finden

Die Executive-Search-Branche arbeitet zum größten Teil sehr verlässlich, es gibt aber wie in jeder Industrie auch schwarze Schafe. Manchmal fällt es schwer, diese zu identifizieren: Weil die Branche aus Diskretionsgründen nicht mit Referenzen arbeitet, können Sie kaum Erkundigungen über den Anbieter einziehen.

Damit Sie trotzdem an die richtige Agentur gelangen, sollten Sie die folgenden sechs Empfehlungen berücksichtigen.

1) Nehmen Sie den Anbieter unter die Lupe

Wie sich jemand nach außen präsentiert, verrät Ihnen bereits viel. Achten Sie deshalb auf einen professionellen Unternehmensauftritt. Verfügt Ihr Anbieter beispielsweise über ein eigenes Büro? Gibt es weitere Mitarbeiter? So können Sie schnell kleine, unerfahrene Anbieter aussortieren.

Auch die Website sollte einen professionellen Eindruck machen. Seriöse Anbieter sind außerdem oft Mitglied in Berufsverbänden oder arbeiten unter Berücksichtigung von Industrienormen wie der DIN 33430 für die Bewerberauswahl. Zertifizierungen können ein weiterer guter Anhaltspunkt sein.

2) Bevorzugen Sie Praktiker

In vielen Personaldienstleistungen haben Sie es mit reinen Beratern zu tun. Diese verfügen selbst über keine praktischen Erfahrungen in Führungspositionen. Sie kennen die Chefetage nur als Beobachter, nicht aus erster Hand.

Es wird schwierig, wenn solche Theoretiker gestandene Manager von einem Arbeitgeberwechsel überzeugen sollen. Sie sprechen nicht dieselbe Sprache und wirken oft nicht authentisch.

Im Idealfall sollte Ihr Headhunter also selbst über Managementerfahrung verfügen, die überprüfbar sein muss. Einem solchen Experten werden Ihre Kandidaten gerne Gehör schenken, weil sie ihn ernst nehmen.

3) Achten Sie auf Industrie-Expertise

Wählen Sie einen Anbieter, der glaubhaft Vorwissen über Ihre Branche demonstrieren kann. Außerdem sollte der Headhunter gezielt Fragen zu Ihrem Unternehmen stellen, um es besser verstehen zu lernen.

Der Hintergrund: Der Headhunter muss die Vorzüge Ihres Unternehmens verkaufen können. Er muss dem Kandidaten beschreiben können, warum dieser ausgerechnet zu Ihnen wechseln sollte.

Das gelingt nur, wenn der Headhunter über Erfahrung mit Ihrer Industrie verfügt und Einblicke in Ihre Firmenkultur hat. Diese Insights erlauben es ihm, als überzeugender Botschafter Ihres Unternehmens aufzutreten.

4) Beobachten Sie das Kommunikationsverhalten

Bei der Executive-Search kommt es ganz wesentlich auf zwischenmenschliches Gespür an. Nur so kann der Anbieter diskret an den Kandidaten herantreten, ihn überzeugen und Erwartungen managen. Genau diese hohe soziale Kompetenz sollte der Headhunter auch Ihnen gegenüber demonstrieren.

Anhaltspunkte können sein: Wie gut ist die Beratung im Vorfeld? Versucht der Headhunter Ihnen nur etwas zu verkaufen oder bietet er Ihnen bereits jetzt einen Mehrwert? Wirkt Ihr Gesprächspartner sympathisch auf Sie?

Fragen Sie den Anbieter auch nach seiner Unternehmensethik. Gibt es einen Verhaltenskodex oder bestimmte Werte, denen er sich verpflichtet fühlt? Und noch wichtiger: Wie kohärent demonstriert der Headhunter diese Werte im Gespräch mit Ihnen?

Machen Sie sich klar: Was Sie im persönlichen Umgang mit dem Anbieter erleben, entspricht wahrscheinlich der Erfahrung der kontaktierten Kandidaten!

5) Fragen Sie nach Leistungsgarantien

Ein guter Headhunter wird Ihnen zwei Garantien bieten: eine Vermittlungsgarantie und eine Nachbesetzungsgarantie.

Eine Vermittlungsgarantie bedeutet, dass der Anbieter sich verpflichtet, für jedes übernommene Mandat innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen geeigneten Kandidaten zu präsentieren.

Bei der Nachbesetzungsgarantie verpflichtet sich der Headhunter, umgehend für Ersatz zu sorgen, falls die ursprüngliche Besetzung innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausfällt.

6) Bevorzugen Sie Festpreis-Anbieter

Ein seriöser Headhunter wird im Vorfeld ein festes Honorar mit Ihnen ausmachen. Die Höhe bemisst oft anteilig am Jahresgehalt des vermittelten Kandidaten. Typischerweise ist ein Drittel dieses Honorars bei Vergabe des Suchauftrags fällig, das zweite Drittel nach der Präsentation der Kandidaten, das letzte Drittel nach Abschluss der Vermittlung.

So haben Sie von Anfang an den finanziellen Überblick. Im Gegensatz dazu stehen Anbieter, die mit einer erfolgsbasierten Vergütung arbeiten oder sich die Option offenhalten, später Zusatzforderungen zu stellen.

Bei solchen Anbietern ist Vorsicht geboten, sie gelten in der Branche als nicht seriös.

Checkliste Headhunter-Auswahl

- Verfügt der Anbieter über ein physisches Büro? Hat er Mitarbeiter?
- Nach welchen Normen arbeitet der Anbieter? Hat er Zertifizierungen?
- Kennt der Headhunter die Manager-Welt von innen? Oder ist er nur Berater?
- Verfügt der Headhunter über Erfahrung mit Ihrer Industrie? Spricht er Ihre Sprache?
- Erkundigt sich der Headhunter nach Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Firmenkultur?
- Wie souverän kommuniziert der Anbieter mit Ihnen? Ist er Ihnen sympathisch?
- Welchen Werten sieht sich der Headhunter verpflichtet? Lebt er diese vor?
- Bietet der Anbieter eine Vermittlungsgarantie?
- Bietet der Anbieter eine Nachbesetzungsgarantie?
- Welches Honorarmodell verwendet der Anbieter? Festpreis oder erfolgsabhängig?


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